CEYDA AYSUNA TÜRKYILMAZ

ÖZET

Fuarcılık gerek ulusal gerekse uluslararası arenada son yıllarda oldukça gelişme göstermiş alanlardan biridir. Fuarcılık alanındaki gelişmeler pek çok iş alanındaki gelişmeleri de beraberinde getirmiştir. Bunlardan belki de en önemlilerinden biri kuşkusuz ki, fuar lojistiğidir. Lojistiğin son yıllardaki yadsınamaz önemi fuarcılık gibi popüler ve son derece önemli diğer bir kavramla birleşince uzmanlık gerektiren bir iş kolu ortaya çıkmıştır. Etkin yönetildiğinde çok sayıda avantajı beraberinde getiren fuar lojistiğinin, yapılan hatalar neticesinde neden olabileceği zararlar da oldukça büyüktür.

Bu çalışmada öncelikle lojistik kavramından ve öneminden bahsedilecek sonrasındaysa, fuar lojistiğinin gelişimi, tanımı, kapsamı, önemi ve bu alanda karşılaşılan zorluklar irdelenerek çözüm önerileri sunulmaya çalışılacaktır.

Anahtar Kelimeler: Fuar, Fuarcılık, Lojistik, Fuar Lojistiği, Etkinlik Lojistiği

ABSTRACT

Exhibitions/trade fairs are one of the areas that have developed considerably in recent years, both nationally and internationally. Developments in fairs have improved many business areas. Among these improvements perhaps one of the most important one is the exhibition logistics. The undeniable preoccupation of logistics combined with another popular, extremely important concept as fair trade and has created a business line that requires expertise.

In this study, firstly the concept and importance of logistics will be discussed. Later the development, definition, scope and importance of exhibition logistics will be examined, solutions will be suggested in response to the difficulties encountered.

Key Words:Trade Fair, Exhibition, Logistics, Exhibition Logistics, Event Logistics

GİRİŞ

Pazarlama karmasının bileşenlerinden biri olan dağıtım kanallarının önemi giderek hızla artmaya devam etmektedir (Weitz ve Jap, 1995). Bunun en önemli nedenlerinden biri kuşkusuz ki artan rekabet karşısında farklılaşmakta zorlaşan işletmelerin kendilerine alternatif yollar arama çabalarıdır. Bu durumu şöyle izah etmek gerekirse: Artan rekabet ile birlikte küreselleşmenin etkileri, hızla doygunluk noktasına ulaşan pazarlar, kısalan ürün yaşam eğrileri, hızla gelişen bilişim teknolojileri, birbirine hızla benzeyen markalar, ürünler, tutundurma stratejileri ve fiyatlandırma politikaları, benzer hizmet anlayışı günümüz pazarlarının en belirgin özellikleri arasında yer almaktadır. Dağıtım kanallarının bu alandaki yerine bakıldığında ise, sayılan unsurlardan bir adım önde yer aldığını söylemek mümkündür. Diğer bir ifadeyle, artık sürdürülebilir rekabet avantajı elde etmek isteyen işletmeler çoğunlukla pazarlama karmasının bu bileşenine daha çok önem vermeye ve bu alanda farklılaşmaya çalışmaya başlamışlardır.

Dağıtım kanallarına verilen önemin bu denli fazla olmasının belirgin nedenlerinden biri de, bu bileşenin pazarlama karması içerisindeki rolü ile ilgilidir. Fiyat dışındaki ürün, tutundurma ve dağıtım kanalları bileşenleri pazarlama karması içerisindeki gider kalemlerini oluşturmaktadır. Diğer bir ifadeyle, fiyat gelir getiren tek pazarlama karması unsurudur. Fiyat dışındaki pazarlama karması unsurları arasında ise dağıtım kanalları maliyetleri oldukça dikkati çekmekte ve işletmeleri bu alan üzerinde odaklanmaya yönlendirmektedir. Taşıma, depolama, stok yönetimi, elleçleme vb. lojistik fonksiyonları ve bunların maliyetleri düşünüldüğünde bu alandaki etkin gider/maliyet yönetiminin önemi daha net bir şekilde anlaşılmaktadır.

Ancak günümüz çetin ve acımasız rekabet şartları dağıtım kanallarının etkin ve etkili kullanımını da yeterli bulmamaktadır. Sürekli gelişen ve değişen pazarlar içerisinde bu kavramın da geliştirilmesi ve meydana gelen değişimlere uyum sağlaması gerekmiştir. Bu bağlamda, önceleri lojistik sonrasında ise, tedarik zinciri gibi kavramlar önem kazanmaya başlamış, işletmelerin rakiplerinden farklılaşmada kullandıkları en önemli araçlar haline gelmiştir.

Bu çalışmanın temel noktası son zamanlarda işletmeler açısından önemli bir rekabet avantajı aracı haline gelen lojistik kavramına ve lojistiğin fuarcılık alanındaki uygulamalarına odaklanmaktadır. Fuarcılık son yılların en önemli trendlerinden biri olarak dikkati çekmektedir. Özellikle B2B pazarlardaki önemli tutundurma araçlarından biri olan fuarlar işletmelerin kendilerini hedef pazarlarına, potansiyel müşterilerine tanıtmak, rakipler karşısında güçlerini göstermek gibi önemli roller üstlenmektedir. Ancak bu önemli rollerinin yanında, fuarların çok titiz ve dikkatli planlama ve yönetim süreçlerinin bulunduğunu ve bunların birer gereklilik olduğunu göz ardı etmemek gerekmektedir. Bu süreç içerisinde ise, lojistik gerek planlama gerekse uygulama aşamalarındaki en önemli yapı taşlarından birini oluşturmaktadır. En basit ifadeyle, doğru planlanmayan lojistik faaliyetler veya bu alanda yapılacak bir hata firmanın aylar öncesinden yapmış olduğu anlaşmaların bozulmasına, fuara katılamamasına ve de belki de en kötüsü katlanılan maliyetlerin boşa gitmesine neden olabilmektedir.

Bu çalışma, günümüzde önemi artarak devam eden fuarcılık ve lojistik faaliyetlerini aynı anda ele almakta, lojistiğin fuarcılık alanındaki gelişmesinden, geleceğinden ve rolünden bahsetmekte, bu alanda karşılaşılan zorluklara ve bu zorlukların nasıl üstesinden gelineceğine değinmektedir. Bu açılardan bu alanda ilgisi bulunan akademisyenlere ve uygulayıcılara faydalı bir rehber sunulması amaçlanmaktadır.

LOJİSTİK ÜZERİNE

Bu bölüm, lojistiğin genel anlamda kavramını, gelişimini, kapsamını, giderek artan önemini ele almaktadır.

Lojistik Kavramı Ve Gelişimi

Lojistik, ilk olarak Yunan uygarlığında askeri alanda kullanılmaya başlanmış ve daha sonra askeri alanda sık ve etkin bir kullanım ile günümüze kadar gelmiştir. Eski çağlarda özellikle savaş dönemleri o zamanın şartları göz önünde bulundurularak düşünüldüğünde, askeri alanda bu kavramın önemi gözler önüne çıkmaktadır. Kelimenin kökeni incelendiğinde ise, bu alandaki kullanım alanı daha iyi anlaşılmaktadır. Bunun nedeni, lojistik kelimesinin logic (mantık) ve statics (istatistik) yani mantıklı hesap yapma anlamına gelen iki kelimenin birleşimi olmasıdır (Saka, 2012). Bu açıdan ele alındığında, özellikle askeri alanda stratejilerin, planların, mantıklı ve doğru hesap yapmanın önemi yadsınamaz düzeydedir.

Lojistik ile ilgili tanımlara bakıldığında çok sayıda tanımın bulunduğu dikkati çekmektedir. Ancak genel olarak tanımlamak gerekirse, lojistik bir ürünü kaynağından (tedarikçiler), nihai tüketicisine (müşteriler) ulaştırmak için gerekli tüm faaliyetler olarak tanımlanabilir (Orhan, 2003). Bu alandaki önemli isimlerden olan Bowersox ve Closs (1996) ise lojistiği, siparişleri maliyet açısından en verimli şekilde sağlayarak anlık ve gelecekteki karlılığı en üst seviyeye çıkaracak malzemenin, parçaların ve bitmiş mamulün organizasyon içinde ve pazarlama kanallarında tedarik, taşınma ve depolanma süreçlerini stratejik olarak yönetme sanatı olarak tanımlamıştır.

Lojistik Yönetim Konseyi (CLM)’ ne göre ise lojistik daha geniş kapsamlı bir şekilde tanımlanmıştır. Bu tanıma göre lojistik; “müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere her türlü ürün, servis hizmeti ve bilgi akısının, hammaddesinin başlangıç noktasından ürünün tüketildiği son noktaya kadar olan tedarik zinciri içindeki hareketinin, etkili ve verimli bir biçimde planlanması, uygulanması, taşınması, depolanması ve kontrol altında tutulması işlevidir” (Ersoy, 2006). Bu tanımda dikkati çeken en önemli unsur, lojistik fonksiyonunda gerçekleştirilen her türlü akışın (bu akışlar baslıca; nihai ürün, hammadde, bilgi ve para gibi akışlardır) müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak amaçlı olduğudur. Dolayısıyla lojistiğin en önemli görevlerinden biri, üreteceği faydayı müşteri odaklı olarak üretmesidir.

Yukarıda bahsedilen tanımlardan yola çıkarak lojistiği “Müşteri gereksinimlerine yönelik olarak ürün / hizmet üretiminde kullanılacak malzemelerin, parçaların, üretim sürecini tamamlamış mamullerin istenen yerde, istenen miktarda, uygun koşullarda, istenen zamanda doğru müşteriye teslim edilmesine yönelik planlama, yürütme ve kontrol süreci” olarak ele almak mümkündür.

Lojistiğin Kapsamı

Türkiye’de lojistik kavramının yeni yeni konuşulmaya başlandığı yıllarda yapılan en büyük hatalardan biri lojistiğin mantığının ve kapsamının doğru şekilde anlaşılmamasına paralel olarak yapılan faaliyetler olmuştu. Nitekim çoğu nakliye şirketi bu kavramın telaffuzunu daha havalı bulmuş olacak ki, sadece nakliye işi yapmalarına rağmen isimlerini nakliyattan lojistiğe çevirmişlerdi. Ancak yapılan iş çoğu işletmede değişmemişti ve sadece nakliyattan ibaretti. Oysa ki, lojistik sadece nakliyat sadece depolama, sadece gümrükleme veya sadece envanter kontrolü demek değildi. Bu noktadan hareketle lojistiğin kapsamını değerlendirmek gerekirse, biraz daha detaylandıracak şekilde şunları söylemek mümkün olacaktır:

Lojistik, mamul üretimi için gerekli olan hammadde ve malzemelerin taşınması, depolanması ve stok kontrolü, üretim yerine taşınması, üretimi biten mamullerin depoya taşınması, istiflenmesi ve sevk edilmesi işlemlerini kapsamaktadır (Yaman, 2002; 6). Lojistik yönetimi ise, bahsedilen faaliyetlerin planlanması, örgütlenmesi, yürütülmesi ve koordinasyonu ve kontrol edilmesidir. Lojistik hammaddelerden itibaren tamamlanmış ürünlerin yok olması veya geri dönüşümüne kadar malların, bilgilerin ve tedarikçiler ve tüketiciler arasındaki ödemelerin akısı ile ilgili fonksiyonlar grubudur. Lojistik, tedarik zinciri sürecinin müşteri ihtiyaçlarının karşılanması için başlangıç noktasından tüketim noktasına kadar olan malların, hizmetlerin ve ilgili bilgilerin etkin ve verimli bir şekilde akısını ve depolanmasını planlayan, uygulayan ve kontrol eden kısmıdır. Lojistiğin bilinen amacı doğru ürünleri doğru miktarlarda (doğru yerde) doğru zamanda ve en az maliyetle mevcut bulundurmaktır.

Lojistik, mallara değer ekleyen üç işlemi kapsar. Mallara eklenen söz konusu değerler üç çeşittedir:

Konum: Malların, müşteri için daha düşük değerli olduğu yerlerden daha yüksek değerli olduğu yerlere taşınarak söz konusu mallara konum değerinin katılmasıdır. Konum değerinin eklenmesi nakliye faaliyetini kapsar.

Zaman: Zaman değerinin katılması, mallara ihtiyaç oluncaya kadar bunların depolanması ve tüm süreçlerin daha verimli yapılmasıyla gerçekleşir. Zaman değerinin eklenmesi envanter bulundurma maliyetlerini kapsar.

Yapı: Malların daha istenilen miktarlarda ve yapılarda düzenlenerek, bunlara sipariş değeri eklenmesidir.

Ancak buradaki “değer” ifadesini sadece mallara eklenen değer olarak düşünmek çok doğru olmayacaktır. Bilindiği üzere, Pazarlama 3.0 kavramıyla birlikte müşteri değeri kavramı da ön plana çıkmaya ve pazarlamanın odak noktasını oluşturmaya başlamıştır. Biraz daha detaylandırmak gerekirse, işletmelerin sadece pazarlama faaliyetleri değil, mevcut veya potansiyel müşterilerine yönelik tüm faaliyetlerinin temel amacı, onlara “değer sunmak” olmaktadır. Kapsam ve tanımlara bakıldığında lojistiğin müşteri değeri yaratmadaki tartışılmaz rolü gözler önüne serilmektedir. Lojistiğin etkin, verimli ve doğru şekilde yönetimiyle istenen zamanda, yerde, miktarda, doğru ürünlerin, doğru fiyatla, doğru müşteriye ulaştırılmasıyla sağlanacak değer müşteriler açısından oldukça büyük bir anlam taşımaktadır.

Kotler ve Keller (2016)’ a göre lojistiğin dört temel fonksiyonu bulunmaktadır. Bunlar; taşıma, depolama, envanter kontrolü ve sipariş işlemedir. Lojistikten bahsedebilmek içinse, birbirini takip eden en az üç faaliyetin birlikte yerine getirilmesi gerekmektedir.

Lojistiğin Artan Önemi

Son yıllarda popüler olan bir kavrammış gibi anılsa da lojistiğin geçmişi ve önemi aslında yıllar öncesine dayanmaktadır. Nitekim yönetim gurusu Peter Drucker, 1962 yılında bu durumu şu sözlerle ifade etmiştir: “Lojistik ekonominin karanlık anakarası ve en çok göz ardı edilen ama geleceği en parlak iş sahasıdır”. Çoğu uzman tarafından lojistik, bilgi teknolojileri ve mikro biyoloji ile birlikte 21. yüzyılın en önemli üç iş kolundan biri olarak nitelendirilmektedir.

Lojistiğin öneminin giderek artmasının çok çeşitli nedenleri bulunmaktadır. Bunları şu şekilde özetlemek mümkündür (Açıköğretim Yayınları, 2012):

  • Hizmet üreten işletmeler dahil tüm işletmelerde üretim, malzeme akışına dayandığından lojistik temel bir faaliyet, bir zorunluluktur.
  • Lojistik pahalıdır. Sıklıkla lojistik maliyetlerin ciroya oranı yüksek değerlere ulaşmaktadır. Diğer bir ifadeyle, lojistik maliyetler işletmeler için en büyük ve önemli maliyet kalemlerinin başında gelmektedir. Bu nedenle, işletmelerin karlılıkları için lojistik maliyetlerin optimum seviyede tutulması bunun içinse lojistiğin etkin ve verimli şekilde yönetilmesi gerekmektedir.
  • Bir önceki maddede belirtilen nedenden ötürü, karı ve diğer hesaplanan işletme performans kriterlerine doğrudan etkisi bulunmaktadır.
  • İşletmenin uzun dönemli performansına etki eden kararları içerdiğinden stratejik bir öneme sahiptir.
  • Lojistik tedarikçilerle karşılıklı faydaya dayanan bağlantılar ve ilişkiler kurulmasına yardımcı olur. Günümüzde kanal yapısında uzun dönemli ilişkilerin kurulmasının zorunluluğu ve sağladığı faydalar göz önünde bulundurulduğunda lojistiğin önemi daha net bir şekilde gözler önüne serilmektedir.
  • Tedarikçilerle olduğu gibi müşterilerle de, müşteri memnuniyetine katkıda bulunan ilişkiler kurar. Bunun en önemli nedeni lojistiğin temel amacında gizlidir. Diğer bir ifadeyle lojistik, doğru müşterinin doğru yerine, doğru ürünü, doğru zamanda, doğru miktarda, doğru şekilde ve doğru maliyetle ulaştırmak amacını taşıdığı için bu durum müşteri memnuniyetini de beraberinde getirecektir. Hatasız ve istendiği gibi ulaşan siparişler sayesinde müşteri memnuniyeti artabilecektir.
  • Lojistiğin siparişlerin temin süresi, güvenilirlik ve diğer müşteri hizmet düzeyini etkileyen faktörler üzerinde etkisi bulunmaktadır. Bu unsurlar da genel işletme performansını olduğu kadar, itibarını, müşteri memnuniyetini ve bağlılığını etkileyerek işletmeler açısından kritik önem arz etmektedir.
  • Fabrikalar ve dağıtım merkezleri gibi tesisler için en iyi büyüklüğü ve yeri belirleyen önemli unsurlardan biridir.

Bahsedilen unsurlardan yola çıkarak lojistiğin önemini iki başlık altında toplamak mümkün olmaktadır. Bunlar kara ve satışlara etki şeklindeki maddi unsurlar ile müşteri memnuniyeti, stratejik karar vermedeki rolü, müşteri ve tedarikçilerle kurulacak ilişkilerin niteliği gibi daha dolaylı şekilde kara etkisi bulunan maddi olmayan unsurlardır. Sonuçta açık olarak görünen bir gerçek vardır ki, hangi nedenden olursa olsun lojistiğin önemi büyük küçük her işletme için yadsınamaz düzeydedir. Ancak belki de bundan da önemlisi işletmeler açısından lojistiğin önemi giderek artmaktadır.

Lojistiğin öneminin giderek daha da artmasının başlıca nedenleri arasında artan rekabet, hızla doyuma ulaşan pazarlar, birbirine benzeyen markalar, işletmeler ve ürünler arasında farklılaşma ihtiyacı, pazarda ilk ve hızlı olmanın yarattığı rekabet avantajı, tedarikçilerle, müşterilerle uzun dönemli, kazan- kazan prensibine dayanan ilişkiler kurmanın sağladığı faydalar, müşteri payı, müşteri memnuniyeti, sadakat gibi kavramların gün geçtikçe daha büyük önem arz etmesi gibi unsurlar yer almaktadır. Bu durum, işletmelerin lojistiği planlama ve uygulamada daha önemli bir pozisyona yerleştirme ile sınırlı kalmamış lojistiğin de sürekli olarak gelişimine zemin hazırlamıştır. Diğer bir ifadeyle, lojistik firmaları fuar ve etkinlik lojistiğinde uzmanlaşmaya ve işletme içinde ayrı bir bölüm kurma yoluna gitmeye başlamışlardır.

FUAR LOJİSTİĞİ ÜZERİNE

Çalışmanın bu bölümünde fuar lojistiğinin tanımı, kapsamı, gelişimi, önemi ele alınmış ve karşılalılan sorunlara değinilmiştir.

Fuar Lojistiğinin Gelişimi

Belirli bir zaman aralığında ve belirli bir amaç doğrultusunda düzenlenen fuarlar, hedef pazarlara işletmelerin mal ve hizmetlerinin tanıtıldığı, satıcı ve alıcıların, bir bakıma arz ve talebin bir araya geldiği buluşma noktaları olarak tanımlanmaktadır. Fuar ve etkinlikler (konferans, kongre, sempozyum, tanıtım kampanyası vb.) günümüzde dünya ticaretinin ayrılmaz bir parçası olarak rol oynamakta ve işletmelerin tutundurma stratejilerinde ve planlarında önemli bir işleve sahip olmaktadır.

Türkiye’de de, 1960’lı yıllardan itibaren fuarcılık konusunda daha ciddi adımlar atılmaya başlanmıştır. 1985 yılında Cenevre’de kurulan Uluslararası Fuarcılık Lojistik Birliği (International Exhibition Logistics Association) bu alanda dünya çapında yaşanan en önemli gelişmelerden biri olarak kaydedilebilmektedir. Amerika Birleşik Devletleri, İsviçre, Almanya, Fransa ve İngiltere’den katılan kurucu üyelerle faaliyete geçen uluslararası bu organizasyon 1985 yılından bu yana faaliyetlerini sürdürmekte ve bu alana önemli katkılarda bulunmaktadır. Kuruluşun temel amacı, bu alanda çalışanlara faydalı olmak ve performanslarını iyileştirmelerine yardımcı olmaktır. Bu bağlamda, üyeleri arasında bir ağ oluşturarak veri tabanları aracılığıyla ilgili alandaki veri paylaşımına olanak vermekte (düzenlenecek fuarların zaman çizelgesi, şartları, hangi ülkelerde olacağı, ne gibi unsurlara dikkat edilmesi gerektiği vb.), üyeleri birbirine bağlamakta, performans standartları belirlemekte, üyeler arasındaki deneyimlerin ve uzmanlaşmanın paylaşımına olanak sağlayan bir alt yapı sunmakta ve özellikle sektöre yeni giriş yapmış olanlara bilgilendirici ve yol gösterici çeşitli veriler saplamaktadır. (https://www.iela.org, 2017).

Fuarcılık sektörü Türkiye’de özellikle 1990’larda gelişme yolunda önemli bir ilerleme kaydetmiştir. Bu dönemde yaşanan ve dikkati çeken gelişmelerin başında düzenlenen fuarların ve kurulan organizatör firmalarının sayılarındaki artış gelmektedir. Bu gelişmelerle birlikte ise, Türkiye’de fuar ve etkinlik lojistiği gün geçtikçe büyüme göstermeye başlamıştır (KargoHaber, 2014). Zaman içerisinde ise, önemli lojistik firmalarının hizmet kapsamlarına fuar ve etkinlik lojistiğini de eklediği, bazılarının ise özellikle bu alanda uzmanlaşarak, firmalara/müşterilere özel kişiselleştirilmiş butik hizmetler sunduğu görülmektedir.

Fuar Lojistiğinin Tanımı Ve Kapsamı

Fuar lojistiği denildiğinde, fuarlarda sergilenecek ürünlerin ulusal ve uluslararası sınırlar dahilinde taşınması, yurtdışı gümrükleme hizmetlerinin yerine getirilmesi, fuar alanı elleçleme hizmetlerinin sunulması, depolama ve ara taşıma hizmetlerinin iki yönlü olarak sağlanması ifade edilmektedir (Lojistik Gazete, 2016). Başka bir ifade ile fuar lojistiği sadece fuar için gerekli olan ürünlerin taşınmasını kapsamamakta, aynı zamanda birçok yan hizmetin bir arada koordine edilmesini gerekmektedir.

Fuar ve etkinlik lojistiğinde; sergi ürünlerinin uluslararası taşıma şekli, lokal ve global gümrükleme süreçleri, sevk belgelerinin hazırlanması, adresten alınıp standa teslimine ve tekrar kuruma ulaştırılmasına kadar geçen tüm süreçte hizmet verilmektedir. Yani bir anlamda sigorta, gümrüklü ve gümrüksüz depolama, yurtiçi dağıtım ve yükleme, ithalat/ihracat gümrükleme, uluslararası taşımacılık; kara, hava, denizyolu, intermodal gibi uluslararası taşımacılık hizmetleri sunulmaktadır (KargoHaber, 2014). Fuar lojistiği kapsamında bulunan faaliyetleri daha detaylı olarak şu şekilde özetlemek mümkündür:

  • Taşıma
  • Geçici / kati giriş ve çıkış gümrükleme
  • Belgelendirme (sevk belgelerinin hazırlanması)
  • Araç yükleme ve boşaltma
  • Ambalajlama
  • Ambalaj açma ve konumlandırma
  • Standlara teslimat
  • Paketleme
  • Etiketleme
  • Elleçleme
  • Gümrüklü /gümrüksüz depolama
  • Boş kap depolama vb.

Belki yılda bir kere belki de daha uzun bir zaman döneminde daha nadiren yapılan fuarların başarılı olabilmesi için gereken faaliyetlerin büyük bölümünün fuar lojistiği kapsamında olduğu görülmektedir. Diğer bir ifadeyle, işletmeler için yeni müşteriler bulma, yeniliklerden haberdar olma, yeni ürünlerini tanıtma, iş ortaklarıyla ve mevcut müşterileriyle ilişkilerini güçlendirme, pazarı ve özellikle rakipleri daha yakından izleme gibi faydaları bulunan fuarların bir işletme için başarılı bir şekilde başlaması, devam etmesi ve sonlanması işletmenin lojistiği ne düzeyde etkin kullandığıyla ilintilidir. Daha detaylı bir şekilde açıklamak gerekirse, fuar başlangıcından önce işletmenin ürünlerinin gerekli işlemlerden (belgelendirme, gümrükleme vb.) geçerek istenen alana getirilmesi, teslim edilmesi, gerekiyor ise burada ambalajlarından çıkartılarak gerekli yerlere yerleştirilmesi, fuar sonunda boş ambalajların ve geri gidecek ürünlerin aynı süreçlerden geçerek taşınması gerekmektedir. Bu süreçte yapılabilecek hata veya hataların bedeli ise belki de diğer tüm lojistik faaliyetlerinde yapılabilecek hatalardan daha ağır olacak ve daha büyük kayıpları beraberinde getirebilecektir.

Bu açıdan ele alındığında, bahsedilen bu özellik fuar lojistiğini diğer lojistik hizmetlerden farklılaştırmaktadır. Bunun en önemli nedenlerinden biri fuarların, belirli bir zaman içerisinde gerçekleşen faaliyetler olmasıdır. Bu nedenle, iki işletme arasında yaşanan lojistik faaliyetlere kıyasla fuar lojistiğinin önemi çok daha kritik olmaktadır. Benzer durumlar, belirli bir zaman diliminde (özellikle kısa süreli) gerçekleşen kongreler, konserler, sergiler, festivaller gibi alanlarda da yaşanmaktadır. Bu açıdan bahsedilen sektörler de fuar lojistiği ile benzerlik göstermektedir.

Fuar Lojistiğinin Önemi

Türk ihracatçılarının ve firmalarının uluslararası alanda güç kazanması, tüm dünya pazarlarında kendilerine yer arayışları, ilgili devlet teşvikleri, hızla doyuma ulaşan yerel pazarlar, rekabetin küreselleşmesi vb. unsurlar sonucunda özellikle yurt dışı fuarlara olan ilgi de artmıştır. Bu durum karşısında hem yurt içi hem de yurt dışı fuarlara katılanlar açısından fuar sürecinin eksiksiz, zamanında, hatasız ve en güvenilir şekilde hayata geçirilmesi önem kazanmaya başlamıştır. Bu nedenle, günümüz rekabet koşullarında fuar lojistiğine her zamankinden daha fazla ihtiyaç duyulması durumu ortaya çıkmaktadır.

Bir işletme açısından fuarların önemi yadsınamaz düzeydedir. Uzun süreler boyunca yapılan çalışmaların, hazırlıkların görücüye çıkması olarak tanımlanabilecek fuarların faydalarının yanında doğru şekilde yönetilmediğinde ortaya çıkan riskleri de göz ardı etmemek gerekmektedir. Bu risklerin firmaya maliyeti oldukça fazla olabilecektir.

Fuar lojistiğinin önemi ve etkin şekilde yönetilmesinin gerekliliğinin nedenlerini şu şekilde özetlemek mümkündür:

  • Fuar lojistiğinde “zamanlama” belki de diğer tüm lojistik alanlardakinden çok daha önemlidir. Bunun en önemli nedeni fuarların belirli bir süreyi kapsayan etkinlikler olmasıdır. Diğer bir ifadeyle, fuar tarihlerinde fuar alanında olması gereken ürünlerin, malzeme, ekipmanın vb. bir gün hatta birkaç saat bile gecikmesinin affı yoktur. “İlk seferde doğru yapmak” mottosunun hakim olduğu günümüz rekabet koşullarında kabul edilemeyen terminlerdeki gecikmeler, fuarcılık açısından çok daha kritik öneme sahiptir. Daha somut bir örnek üzerinden hareket etmek gerekirse, üç günlük bir fuar etkinliğinde yaşanabilecek iki günlük bir gecikme firmaya maddi manevi zarar/kayıp olarak geri dönecektir.
  • Zamanlamada yaşanan aksaklıklar neticesinde ortaya çıkabilecek kayıplar, maddi ve manevi kayıplar olarak nitelendirilebilir. Bunları şu şekilde özetlemek mümkündür:
  • Potansiyel müşterilerin kaçırılması
  • Verilen sözlerin yerine getirilmemesinden kaynaklanan güven kaybı ve buna bağlı olarak iş ilişkilerinde yaşanacak zedelenmeler/olumsuzluklar
  • İş bağlantılarının kaybı
  • İtibar ve prestij kaybı
  • Lojistik firması ile yaşanacak hukuksal sürecin getireceği maddi/manevi yükümlülükler.
  • Zamanında orada bulunması gereken ürünlerin bulunmamasından ötürü boşa gidecek stant alanı kira bedeli, stant dekor masrafı, istihdam edilen iş gücü maliyetlerinin zarar kalemleri arasında yer alması.
  • Fuarların belli süreler dahilinde gerçekleşen etkinlikler olması fuarlar açısından “zamanlama” kadar “güvenlik” unsurunu da daha önemli hale getirmektedir. Şöyle ki, hatalı/hasarlı/eksik miktarda vb. ulaştırılan ürünler/malzemeler/ekipmanlar/araç gereç vb. için telafi süresi bulunmayabilecektir. Özellikle uluslararası fuarlarda bu durum çok daha büyük önem taşımaktadır. Yurt içinde düzenlenen ve merkeze yakın bir fuar alanının bulunması durumunda zor da olsa telafi edilebilecek bu gibi durumlar uluslararası fuarlar söz konusu olduğunda telafisi imkansız sorunlara dönüşebilmektedir. Bunun sonucunda da zamanlamada yaşanan aksaklıklar durumlarında ortaya çıkabilecek kayıpların yaşanma olasılığı artacaktır.

Kısacası, etkin bir fuar lojistik hizmeti alınamaması, bu süreçte hataların yapılması veya aksaklıkların yaşanması gibi durumlarda ortaya çıkabilecek maddi ve manevi kayıpların büyüklüğü fuar lojistik hizmetlerinin önemini gün geçtikçe daha da arttırmaktadır.

Fuar Lojistiğinde Karşılaşılan Sorunlar

Fuar lojistiği sahip olduğu öneme rağmen halen gelişmekte olan bir iş alanıdır. Bu nedenle de, fuar lojistiğinde çeşitli sorunların sıklıkla yaşandığını söylemek mümkündür. Bu alanda karşılaşılan en önemli sorunlar şu şekilde sıralanabilir:

  • Gümrüklerde uygulanan mevzuat ve kanunların farklılıklar göstermesi en önemli sorunların başında gelmektedir. Özellikle yurtdışından gelen firmalar Türkiye’deki gümrük mevzuatının kendi ülkelerindeki ile aynı olduğunu düşündükleri için uyarıları dikkate almamakta ve bu durum pek çok olumsuz sonucu beraberinde getirmektedir. Bu olumsuz sonuçlar arasında gümrükte zaman kaybı, gecikme ve ayrıca cezai durumlarla karşı karşıya kalma gelmektedir. Aynı şekilde Türk firmalarının yurtdışında katıldıkları fuarlarda özellikle bazı ülkelerde (Rusya-Meksika-Brezilya-Afrika gibi) mevzuattan kaynaklı çok ciddi sorun ve zorluklar ile pahalılıktan şikâyet ettikleri sektörün bilinen gerçekleri arasındadır (KargoHaber, 2014).
  • Evraklarla malzeme arasında kap ve ağırlık açısından yaşanan tutarsızlıklar
  • Bazı ülkelerde ve lojistik firmalarında
  • İnsana bağlı faktörler, forklift operatörünün hatalı davranışı
  • Ambalaj eksikliği
  • Zamanlamadan kaynaklanan hatalar
  • Bazı ülkelerde fuar mantığının oturmamış olması ve hizmetin geçerli normlarda verilemeyişi
  • Beyan edilmemiş ürünlerin -çoğunlukla gıda türü- karşı gümrükteki muayenede tespiti (KargoHaber, 2014).
  • Fuar lojistiği alanında çalışan kalifiye eleman azlığı ve bulma zorluğu
  • Bu alanda uzmanlaşmış hizmet sağlayıcıların azlığı
  • Uzmanlaşma ve deneyim eksikliğinden kaynaklanan operasyonel hatalar
  • Bazı firmalarda fuar lojistiği mantığının tam benimsenmemesinden kaynaklanan hatalar ve aksaklıklar

Küresel anlamda uzun yıllardır ayrı bir iş alanı olarak nitelendirilen fuar lojistiği son yıllarda Türkiye’de de önem kazanmış ve bu alanda uzmanlaşmalar başlamıştır. Bu alanda uzmanlaşan firmalara örnek olarak, Odak Lojistik (http://www.odaklojistik.com/tr, 2017), FL Lojistik Hizmetleri (http://www.fl.com.tr/tr, 2017), Solmaz Fuar ve Etkinlik Lojistiği (http://www.solmaz.com, 2017) verilebilmektedir.

Bunların yanı sıra

Mars Lojistik (http://www.marslogistics.com/anasayfa, 2017),

Olimpia Lojistik (http://www.olimpialogistics.com.tr/, 2017),

Küba Lojistik (http://www.kubalojistik.com/fuar-lojistigi/, 2017),

Schenken Arkas (http://www.dbschenkerarkas.com.tr/log-tr-tr/start/, 2017) gibi firmalar, hizmetleri arasında fuar lojistiğni de ekleyen lojistik firmalarından sadece birkaçıdır.

Bu gibi gelişmelerin artması, firmaların ve hizmet sağlayıcıların bu alanda bilinçlenmesi ve deneyim kazanması sorunlarla karşılaşma sıklığını azaltacak ve sıkıntılı durumlarda alternatif öneriler geliştirme konusunda tarafları tecrübelendirecektir.

SONUÇ

Fuar lojistiğinin etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesi için hem hizmet sağlayıcılarına hem de hizmet alıcılarına önemli görevler ve yükümlülükler düşmektedir. Her şeyden önce bu süreç iyi bir işbirliği ve koordinasyon içinde yürütülmelidir. Tarafların bu alandaki bilinç düzeyleri kadar, bilgi birikimleri ve tecrübeleri de sürecin başarıyla tamamlanması açısından önem arz etmektedir. Bunlar dışında dikkat edilmesi ve özen gösterilmesi gereken diğer unsurları aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür:

  • Fuarlar, tarihleri çok önceden belirlenen etkinlikler olduğundan, bu alandaki anlaşmalar ve planlamalar da çok önceden yapılır. Ancak burada önemli olan unsur planların ne kadar gerçekçi, doğruya yakın ve hatayı en aza indirgeyecek şekilde koordineli bir şekilde yapıldığıdır.
  • Bazı durumlarda firmaların sadece bir fuar lojistiği hizmet sağlayıcısı ile anlaşması yeterli olmamaktadır. Her ülkenin farklı bir fuar ve etkinlik lojistiği anlayışı bulunduğundan özellikle uluslararası fuarlar söz konusu olduğunda, firmaların bu alanda danışmanlık hizmeti de almaları gerekebilmektedir. Ancak çoğu durumda firmalar bunu ya önemsiz bulmakta ya da bir maliyet kalemi olarak düşündüklerinden bu tarz hizmetlerden uzak durmaktadırlar.
  • Fuar lojistiği kapsamında tarafların bilgi birikimleri, deneyimleri, fuar lojistiğine bakış açıları, bilinç düzeyleri kritik rol oynamaktadır.
  • Taraflar tarafından fuar lojistiği mantığının, kapsamının ve öneminin tam ve doğru şekilde anlaşılması sürecin etkin yönetimi açısından önem taşımaktadır.
  • Fuar lojistiğinin ayrı bir iş kolu olarak görülmesi sektörün gelişmesi açısından fayda sağlayacaktır. Hizmet sağlayıcılarının verdikleri hizmetlerden biri olmanın yanında bu alanda uzmanlaşan ve butik/müşteriye özgü hizmetler sunan firmaların sayısının artması sektöre değer sağlayan bir gelişme olacaktır.
  • Alanda çalışan kalifiye eleman sayısının artması için bu iş kolunun duyurumu, öneminin anlatılması, potansiyel çalışanların bu alan hakkında bilgilendirilmesi vb. unsurlara özen gösterilmesi gerekmektedir.
  • Fuar lojistiği “en dakik” olması gereken lojistik türüdür. Diğer bir ifadeyle hiçbir şekilde gecikme kabul etmemektedir. Bunun için doğru ve iyi bir planlama şarttır. Ancak bazı durumlarda meydana gelen aksaklıklar karşısında stratejik düşünebilme, anlık karar verme yeteneğinin bulunması ve alternatif çözümler üretebilme gibi yetkinlikler de gerekmektedir.
  • Bu alanda teknolojinin desteğinden faydalanmak da oldukça önemli sayılabilecek unsurlar arasındadır. Örnek kullanılacak mobil takip sistemleri ile sürecin daha kontrol altında yönetilmesi ve etkinliğinin arttırılması amaçlanmaktadır.
  • Alternatif planların varlığı bu alanda çoğu zaman günü kurtaracak bir unsur olarak ortaya çıkabilmektedir. Bu nedenle planlama yapılırken mutlaka yedek/alternatif planların bulunmasına özen göstermekte fayda vardır. Örneğin mücbir sebepler karşısında nasıl bir hareket tarzı izlenecek veya ne gibi önlemler alınabilecek planlama aşamasında dikkate alınmalıdır.
  • Planlama aşamasında kurulan bağlantıların da önemi büyüktür. Bu aşamada fuarlara katılacak firmaların doğru lojistik hizmet sağlayıcılarıyla bir araya gelmeleri, iletişime geçmeleri, sözleşme yapmaları gerekmektedir. bu alanda verilecek kararlarda bireylerin, kurumların deneyimleri, ön sezileri, yapacakları detaylı araştırmalar, alınan referanslar önem taşıyacaktır.

Özellikle Türkiye ele alındığında, fuar lojistiğinin gelişmekte olan sektörler arasında yer aldığı gözlenmektedir. Bununla birlikte yaşanan sorunlar da yadsınamayacak ölçüdedir. Ancak bu alana verilen önemin, ilginin artması ve bu alanda yaşanan gelişmeler ileriki yıllarda sektörün daha da başarılı olacağına işaret etmektedir.

KAYNAKÇA

Açıköğretim Yayınları (2012). Lojistik İlkeleri. Eskişehir: Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Yayıncıları.

Akın, S. (2012). Lojistik Tanımı, Tarihsel Gelişimi, İndirilme Tarihi: 18 Haziran 2017, WWW:Web: http://www.lojisturk.net/guncel/lojistik-tanimi-tarihsel-gelisimi-1341827844h.html

Bowersox, D.J. ve Closs, D.J. (1996). Logistical Management: Theintegrated SupplyChainProcess. New York: McGraw-Hill

Ersoy, S. (2006). Türkiye’de Adım Adım Lojistik. Logistical Dergisi, (2).

FL Lojistik Hizmetleri. (2017, Ağustos 23). İndirilme Tarihi: 23 Ağustos 2017, WWW:Web: http://www.fl.com.tr/tr

IELA. (2017, Haziran 15). History of International Exhibition Logistics Association. [WEB duyurusu]. İndirilme Tarihi: 15 Haziran 2017, WWW:Web: https://www.iela.org/about-us/history.html

KargoHaber. (2014, Eylül 22). Türkiye Fuar ve Etkinlik Lojistiğinde Hızla Gelişiyor. [WEB duyurusu]. İndirilme Tarihi: 06 Haziran 2017, WWW:Web: http://www.kargohaber.com/turkiye-fuar-ve-etkinlik-lojistiginde-hizla-gelisiyor-2641h.htm

Kotler, P. ve Keller, K.L. (2016). Marketing Management. Edinburgh: Pearson Education Limited.

Küba Lojistik. (2017, Ağustos 23). İndirilme Tarihi: 23 Ağustos 2017, WWW:Web: http://www.kubalojistik.com/fuar-lojistigi/

LojistikGazete. (2016, Şubat 05). Fuar ve Etkinlik Lojistiği Uzmanlık Gerektirir

[WEB duyurusu]. İndirilme Tarihi: 12 Haziran 2017, WWW:Web: http://lojistikgazete.com/fuar-etkinlik-lojistigi-uzmanlik-gerektirir/

Mars Lojistik. (2017, Ağustos 23). İndirilme Tarihi: 23 Ağustos 2017, WWW:Web: http://www.marslogistics.com/anasayfa.

Odak Lojistik. (2017, Ağustos 23). İndirilme Tarihi: 23 Ağustos 2017, WWW:Web: http://www.odaklojistik.com/tr, 2017.

Olimpia Lojistik. (2017, Ağustos 23). İndirilme Tarihi: 23 Ağustos 2017, WWW:Web: http://www.olimpialogistics.com.tr/

Orhan, O. Z. (2003). Dünyada ve Türkiye’de Lojistik Sektörünün Gelişimi. İTO Yayın No: 2003-39.

Schenken Arkas. (2017, Ağustos 23). İndirilme Tarihi: 23 Ağustos 2017, WWW:Web: http://www.dbschenkerarkas.com.tr/log-tr-tr/start/

Solmaz Fuar ve Etkinlik Lojistiği. (2017, Ağustos 23). İndirilme Tarihi: 23 Ağustos 2017, WWW:Web: http://www.solmaz.com/fuar-ve-etkinlik-lojistigi-e-66

Weitz, B.A. ve Jap, S.D. (1995). Relationship Marketing and Distribution Channels. Journal of The Academy of Marketing Science. 23(4).ss.305-320.

Yaman, Z. (2002). MRP II- DRP II-SCM… Şimdi sırada ne var. Pazarlama Dünyası Dergisi, (2): 8-15.

Share: