İsmet TORUN

ÖZET

Fuar stantları, markanın mesajını iletme ve imaj oluşturma konusunda stratejik bir araçtır. Bu çalışmanın amacı; stant yapım firmalarının çalışmaları ve fuara katılımcı firmanın işbirliklerini incelemek, stant uygulama süreci hakkında bilgi vermektir. Fuar stant uygulaması yapan firma mimari, mühendislik, pazarlama ve uygulama çalışmalarını fuar katılımcısının briefi doğrultusunda planlar ve gerçekleştirir, ve fuar sonrasında sökümü yapar.

Anahtar Kelimeler: stant, tasarım, uygulama, stant çeşitleri

ABSTRACT

Fair stands are strategic tools to transmit the message of the brand in the fair and build up the brand image. This study aims to analyze the cooperation between the fair participant and the stand builders and to analyze the stand building process. Stand builder companies plan the architectural, engineering, marketing, manufacturing and building dimensions of the process based on the brief of the fair participant company, actualy build it at the fair ground and remove it when the fair is finished.

Key words: stand, stand types, design, application

GİRİŞ

Fuar organizatörünün belirlediği yer ve tarihte, katılımcı tarafından kiralanan alanda, ticari mekan tasarımına örnek oluşturan stant tasarımını ve uygulamasını gerçekleştiren firmalar yapımcı firmalardır.

İlk etapta müşterisi olan katılımcı firmanın taleplerine üretim tekniklerine göre sınıflandırılabilecek yapımcılar ikiye ayrılırlar:

1. Standart stant yapımcıları

2. Özel/butik stant yapımcıları

Standart stant yapım firmaları göreceli olarak daha az tasarım gücü ve yapı malzemesi/sistemleri açısından ağırlıklı olarak tekrar kullanıma uygun malzeme/sistem kullanırlar. Kullanılan yapı malzemesi/sisteminin yaygınlığı ve hazır bulunması nedeniyle standart stant yapımcısı olarak adlandırılırlar. Tasarım gücünün ağırlığı mekan kullanımından çok grafik alanındadır. Kullanılan standart malzeme/sistemin sınırları belli olduğundan mekan tasarımın ağırlığı görece olarak daha az olmakla birlikte her zaman sıra dışı kullanımlar ve standart olmayan mekansal tasarım unsurlarının birlikte kullanılması sonucu ortaya çok tatmin edici sonuçlar da çıkmaktadır. Ancak sistem/malzemenin yaygınlığı, bir davette aynı elbise ile katılanların yaşadığı sıkıntı kadar olmasa da, fuar ziyaretçileri ve katılımcılar açısından algıda tekdüzelik oluşturma riski yüksektir. Grafik tasarım gücü bu olası riski aşmanın anahtarıdır. Taşıdığı riske karşın, özel/butik tasarım stantlara göre daha ekonomiktir. Kullanılan malzeme/sistemin yaygınlık ve endüstriyel tasarımına göre standart stantlar da kendi içlerinde hem ekonomiklik hem de görsellik olarak çeşitlilik göstermektedir. Katılımcı firmaların özellikle ekonomik (bütçesel) tercihlerini düşük tutmaları, fuar organizasyonuna yeni katılımları veya verdikleri önemin fuarı deneme stratejileri nedeniyle bilinçli olarak düşük bütçeli çözümler aramaları standart stant yapımcısı firmaların varlıklarını sürdürebilmelerinin en önemli kaynağını oluşturmaktadır. Tasarım ve uygulama sürelerinin kısalığı düşük maliyet avantajı yaratsa da, ilk yatırım maliyetinin yüksek oluşu, sürekli yenileme, bakım, depolama ve lojistik maliyetlerinin oluşması yapımcı firmaların faaliyetlerini sürdürülebilir kılınmasında stratejik öneme sahiptirler. Kullanılan sistem/malzemenin değeri arttıkça stratejik önem taşıyan bu faaliyet konularının çok daha iyi yönetilmesi bir zorunluluk oluşturur. Standart stant yapımcılarının iç dağılımda ucuz sistem/malzeme kullananlar ağırlıktadır. Genelde tek katlı stantlar kurmaya olanak sağlayan sistemlerin tercih edilme nedeni de budur. Yaygın olan malzeme/sistem kullanımı ekonomik ucuzluk avantajını da birlikte getirmektedir. Standart sistemler içinde ekonomik skalada üst segmentlere çıkıldıkça stant yapım bütçeleri özel/butik stant yapım bütçelerine yaklaşmakta, eşitlenmekte ve bazı durumlarda geçebilmektedir. Katılımcı firmaların ekonomi öncelikli stratejileri de standart stant yapım firmalarını yaygın ve ucuz çözümlere yönlendirmektedir. Fuar sektörünün gelişmiş olduğu ülkelerde üst segment standart stant yapım firmaları faaliyetlerini sürdürebilirken fuar sektörünün gelişmekte olduğu ülkelerde bu tip firmalara rastlamak neredeyse olanaksızdır. Üst segment standart stant yapım firmaları genellikle özel tasarım ile üretilmiş sistem ve malzemelerin ya tasarımcısı/üreticisi veya bu tasarımcı/üreticinin resmi iş ortağı konumundadır. Bu kurumsal yapıdaki en büyük sorun da; büyük emek ve maliyetlere katlanılarak ortaya çıkarılan üst segment standart stant yapı sistemlerinin kopyalanmasıdır. Görsel olarak benzer, kalite olarak asla denk olmayan bu kopya ürünler tamamen ucuz olmalarından dolayı talep görürler. Hukuki ve etik bir sorun oluşturan bu kopyalama haksız rekabete yol açmaktadır. Bu hukuki ve etik sorunu oluşmadan önce engellemenin ise çok basit bir yolu olmasına rağmen pratikte uygulanmamaktadır. Fuar organizasyon firmalarının Teknik Yapım Şartname’lerine ekleyebilecekleri ve istikrarlı bir şekilde takip edebilecekleri bu basit çözüm; tasarımında ve uygulamasında taklit bulunan standların teknik onay aşamasında belgeleme yöntemiyle tesbiti halinde durdurulması, yapımına onay verilmemesi şartı gerek katılımcı firmanın gerekse yapımcı firmanın tercihini kopya sistemlerden veya tasarımlardan, dolayısı ile haksız rekabetten/kazançtan uzaklaştırmış olacaktır. Bu konuda organizatör, katılımcı, yapımcı ve denetleyici kurumlara ayrı ayrı sorumluluk düşmektedir.

Standart stant yapım firmalarının rekabet gücü bütçe / işlevsellik oranındaki hakimiyete dayanır.

Özel/butik stant yapım firmalarının rekabet gücü ise pazarlama / tasarım oranındaki hakimiyetine dayanır.

FUAR STANTI UYGULAMA SÜRECİ

Bu süreç sırasıyla yedi ana başlık altında toplanabilir:

• Briefing

• Tasarım

• Planlama

• Üretim

• Kurulum

• Kurulum sonrası hizmetler

• Söküm

Briefing / Bilgilendirme

Katılımcının hazırladığı bilgilendirme özetine (briefing) katkı sağlayarak geliştirebilen yapım firmaları sürdürülebilir faaliyet konusunda önemli avantaj sağlarlar. Bunun doğal sonucu da katılımcı-yapımcı işbirliğinin karşılıklı gelişerek uzun yıllara yayılmasıdır.

Katılımcının isteklerini, stratejisini, ürünlerini ve hizmetlerini, imajını, hedeflerini doğru anlamak, geliştirmek ve hatta zaman içinde katkı sağlayabilmek özel/butik stant yapım firmalarının ana çıkış noktası olmalıdır. Müşterisini bu anlamda doğru analiz edebilmek ciddi araştırma ve uzun deneyim gerektirir. Müşterisinin isteklerini onun koşullarına uyarak yerine getirebilme becerisi sadece mimari/grafik tasarım gücü ve hatasız uygulama becerisi ile sınırlı olamaz. Pazarlama fonksiyonu bileşenlerinin tamamını bilmek, bu bileşenlerin katılımcı tarafından ne ölçüde kurgulandığını analiz edebilmek gereklidir. Özellikle pazarlama fonksiyonunda yer alan kurumsal iletişim standartları çok iyi bilinmelidir. Firmadan firmaya değişen ve özgün olan bu standartların amacı yapımcıdan bağımsız olarak ve global düzeyde fuar ziyaretçilerinde aynı izlenimi bırakabilme çabasından ibarettir. Pazarlama iletişiminin diğer unsurlarına paralel olarak üç boyuta taşınan bu standartlar firmaların gelişimi ve buna bağlı olarak değişen stratejileri doğrultusunda uzun aralarda olsa da değişiklik, daha doğrusu gelişmeler gösterir.

Stant yapımcılarının ilk talep ettikleri bilgiler fuarın tarihi, kurulum ve söküm süreleri, yeri, fuar alanının yerleşim planı ve planda kiralama alanın ölçüleridir. Ayrıca kiralanan stant alanındaki tüm fiziki özellikler de bilgilendirme sırasında tespit edilmelidir. Stant alanındaki olası kolon, kiriş vb. kısıtlayıcı yapısal özellikler, acil çıkış veya yangın söndürme sistemleri ile olan konumsal ilişkiler, havalandırma sistemlerinin menfezleri gibi unsurlar dikkate alınması gereken konulardır.

Fuar stantları kapladıkları alan açısından beş ana tipte olur:

• Ada stant: Dört yönü açık olan stant tipidir.

• Burun stant: Üç yönü açık, bir yönü kapalı olan stant tipidir.

• Köşe stant: İki yönü açık, iki yönü kapalı olan stant tipidir.

• Sıra stant: Bir yönü açık, üç yönü kapalı olan stant tipidir.

• Koridor stant: İki karşılıklı yönü açık, iki karşılıklı yönü kapalı olan stant tipidir. (Genellikle kongre ve seminer organizasyonlarında kullanılırlar.)

Yukarıda saydığımız ana stant tiplerinin her biri ayrıca; tek katlı ve çok katlı veya açık hava ve kapalı mekan olmak üzere alt ayırımlara da sahiptirler.

Fuar stantları metre kare üzerinden alanlarına göre de; büyük, orta ve küçük boyutlu stantlar olarak ayırt edilebilir. Ancak bu tip bir ayırımlar fuarın büyüklüğüne, fuar endüstrisinin gelişmişliğine ve ekonomik kriterlere göre değişiklik göstereceğinden sadece firmaların kurumsal kimlik normlarında kategoriler yaratmak açısından anlamlıdır.

Bilgilendirme toplantısında alınan bu ilk bilgiler yapım sürecinin temelini oluşturur. Bu temel üzerine geliştirilecek tasarım süreci firmanın hedeflerini net olarak tanımlayabilmesine bağlıdır. Firmanın fuardan beklentisi nedir, ürün veya servisleri mi ön planda olacak, yoksa imajı mı ön planda olacak, ürün veya servislerden hangisi veya hangileri en önemlileri, stantta kaç kişi çalışacak, beklenen ziyaretçi profili nedir, basın alanı veya VIP alanı gibi özel alanlara ihtiyaç var mı, yiyecek içecek ikramı olacak mı, promosyon dağıtımı yapılacak mı, özel aktiviteler düşünülüyor mu gibi çeşitlendirilebilecek bir kontrol listesi firmaların fuar katılımına detaylı olarak yaklaşımını da sağlayacaktır. Firmanın logo datası, tercih ettiği renk kodları ile birlikte varsa ürünlerin teknik bilgileri (boyut, ağırlık, enerji ihtiyacı gibi) bu toplantıda edinilmelidir. Eğer kullanılıyorsa firmanın kurumsal kimlik normları da bilgilendirme toplantısında alınmalıdır.

Stant yapımcısı firmanın müşterileri ile yaptığı tüm toplantılarını yazılı olarak rapor etmesi yanlış anlaşmaların önüne geçebilmek açısında önem taşır. Toplantıların tüm katılımcılarına ve gerekirse yetkililere dağıtılacak bu toplantı notları yapım sürecinde hem katılımcı firmayı hem de yapımcı firmayı hata yapmaktan alıkoyacaktır.

Tasarım

Fuar stant yapımcısı hem mekansal hem de organizasyon olarak tasarım yapar. Mekansal tasarım standın yapısını ve görünümü fonksiyonel olarak sunarken, organizasyon tasarımı hangi işin, kim tarafından ve ne zaman gerçekleştireceğini sunar.

Mekansal tasarım sürecine katılımcı firmanın vermiş olduğu briefing doğrultusunda fiziki şartlar ve isteklerin sınırında başlanır. Mekansal tasarım süreci sonunda standın yapısı (mekanik ve statik), kullanılacak malzemelerin cinsleri, elektriksel enerji ihtiyacı (aydınlatma, ürünler için monofaze veya trifaze enerji ihtiyacı, elektrik dağıtım panosu, kablolama vb.), grafik tasarımı ve temin edilecek üçüncü parti servisleri (audio-visuel ekipman, catering hizmetleri, hostes hizmetleri, temizlik hizmetleri, güvenlik hizmetleri vb.) belirlenmiş olur.

Organizsyon tasarımı aslında süreçlerin tasarlanmasıdır. Katılımcı firmanın sergileyeceği ürünleri lojistik olarak yapım aşamasının hangi noktasında temin etmesinden tutun da üçüncü parti servis ve ürün sağlayan tedarikçilerin hangi zamanda alanda bulunmaları gerektiğinin bir senaryo çerçevesinde tasarlanması fuar katılımının başarısını doğrudan etkiler.

Yapılan ilk stant tasarım çizimleri üzerinden yürütülen değerlendirmeler projenin revizyonlara uğramasına veya başka bir deyişle olgunlaşmasına giden en sağlıklı süreçtir. Bu aşamada yapımcılar tecrübelerine dayanarak düşündükleri her detayın nasıl şekilleneceğini bilseler de katılımcı firmalar (müşteri) için gözle görülür tasarım çizimleri üzerinden tartışmak çok daha kolaydır.

Tasarım sürecinin sonunda, karşılıklı olarak mutabık kalınan projenin fiyatlandırılması ve onaya sunulması gereklidir. Katılımcı firmanın proje ve fiyatını kabul etmesi durumunda da taraflar arasında uygulaması yapılacak fuar standının teknik ve ticari şartlarını net olarak belirleyen bir yapım sözleşmesi imzalanır.

Planlama

Yapılacak stant projesinin tüm detaylarını kimin sorumluluğunda, ne zaman ve nerede yapılacağını gösteren bir zaman çizelgesi yapım aşamasının yolunda gitmesini garanti altına alacak bir tür denetim aracı olarak da görülebilir.

Planlamada yönetim yapımcıda olmakla birlikte katılımcının da sorumluluğu vardır. Özellikle sergilenecek ürünlerin seçimi ve tedariki yapım sürecinde kritik rol oynar. Hedef katılımcının en iyi şekilde tanıtılması olduğuna göre katılımcının sorumlulukları çok önemlidir.

Stant yapımcısı kendi tasarımları ile ilgili planlamaları detaylı olarak paylaşmak zorunda olmasa da özellikle katılımcının aksiyonunu gerektiren konulardaki zaman çizelgesini paylaşması gerekir.

Kabul edilen stant projesi ayrıca organizatörün denetimine ve onayına da sunulmak zorundadır. Tasarım süreci boyunca fuar organizatör firmasının teknik departmanının kısıt ve koşulları dikkate alınarak gerçekleştirilen projenin, uygulama aşamasında sorunsuz olarak hayata geçirilebilmesi için bu aşama önemlidir. Çalışacak ekiplerin listesi ve görev dağılımları da bu sürece paralel olarak organizatöre bildirilir. Genellikle katılımcı el kitabı olarak anılan bir buklette basılı veya online formda bulunan bilgi formları katılımcı ve yapımcının ortak çalışması sonucu doldurulur.

Yapımcının ilgili alanda çalışma yapmaya yetkili olduğunu gösteren akreditasyon işlemleri yıllık bazda periyodik olarak yapılır. İlk defa girilecek bir alan söz konusu ise bu akreditasyon veya uygunluk onayı muhakkak yapımcı tarafından bu aşamada alınmalıdır. İSG kuralları gereği sahip olunması gereken belgeler de yapımcı tarafından hazır bulundurulması gerekmektedir.

Üretim

Üretimin ilk aşamasında fuar standının kurulumunda kullanılacak tüm dekorasyon unsurlarının ilgili atölyelerde üretimini sağlayacak teknik çizimler hazırlanır. Üretim atölyeleri kurulacak stant projesinin içeriğine göre değişiklikler gösterebilir. Marangoz atölyesi, cam atölyesi, demir atölyesi, baskı atölyesi, pleksi atölyesi, film stüdyosu gibi değişik üretim atölyeleri değişik teknik çizimlere veya datalara gereksinim duyarlar.

Değişik atölyelerde yürütülen üretimlerin her aşaması yapımcı tarafından koordine edilir ve denetlenir. Planlamaya uygunluğu takip edilen tüm tasarımlar ile ilgili olası son değişiklikler bu aşamada gerçekleştirilebilir. Özellikle zaman çizelgesinde öngörülen son tarihlerin bu tip sonradan oluşan değişikliklerle aşılması stant kurulumunun aksamasına yol açar. Ancak yine de katılımcılar ellerinde olmadan bu değişiklikleri talep etmek zorunda kalabilirler. Bu durumda stant yapımcısının projenin güvenliğini tehlikeye sokmadan yaratabileceği çözümler hem tecrübesine hem de planlama aşamasındaki yedek planlara bağlıdır.

Kurulum

Stant yapımının en kritik süreci kurulumdur. Üretilen tüm unsurlar, gelecek 3. parti hizmet ve ürünler, katılımcının sergileyeceği ürünlerin lojistiği bu aşamada iç içe yürütülecektir. Planlama aşamasında bilinen ve kısıtlı olan stant kurulum süresi hatasız bir uygulama gerektirir.

Önce zeminde başlayan stant kurulumu, tasarlanan projeye uygun olarak ilerledikçe 3. parti hizmet ve ürünler devreye alınmaya başlar. Paralel olarak da katılımcının ürünleri ve devreye alınacaksa ilgili personeli stant alanında kurulum sürecine dahil olurlar.

Her geçen saat daha da kalabalık ve karmaşık bir hal alan stant kurulum alanı yapımcının koordinasyonunda ve sorumluluğunda aksamadan yürütülmek zorundadır. Zemin altı enerji ihtiyaçlarının karşılanması için elektrik ve su tesisatları döşenerek başlayan süreçte her bir ekip bir öncekine bağımlıdır. Ekiplerin kalabalıklaşması ve alanın sınırlı olmasından kaynaklanabilecek tüm sorunlar henüz oluşmadan önlenebilmesi için yapımcı kurulum alanın tek yetkilisidir.

Yapımcının doğru koordinasyonu kadar ekiplerin özellikle fuar uygulamacısı profesyonellerden oluşması, birbirleriyle daha önce çalışma tecrübeleri olması da kurulumun başarısında çok büyük pay sahibidir. Sınırlı sürede hatasız uygulamalar gerektiren bu süreç yıpratıcı olabilir. Karşılaşılan tüm sorunlar anında verilecek doğru kararlarla çözülmek zorundadır.

Kurulum Sonrası Hizmetler

İlk etapta, fuar süresi boyunca oluşabilecek aksiliklere müdahale etme kapasitesine sahip ekiplerin çağrıya hazır bulundurulması gerekir. Büyük müdahaleler ancak organizatörün onayı alınarak fuar kapanış saatlerini takip eden sürelerde gece boyunca yapılabilir.

Proje içeriği gereği stant alanında teknisyen (ses, görüntü, elektrik vb.) bulundurmak gerekebilir. Stant alanın 24 saat güvenliği için ekstra güvenlik veya ekstra temizlik personeli bulundurmak gerekebilir. Stant alanında yiyecek-içecek servisi için personel gerekli olabilir. Bilgilendirme veya tanıtım amaçlı hostes hizmetlerine ihtiyaç duyulabilir. Tüm bu uygulama sonrası servisler fuar süresi ile kısıtlı olup, yapımcı veya katılımcı tarafından organize edilebilir.

Söküm

Fuarın kapanışı ile başlayan söküm aşaması kurulum aşamasının tersine çalışır. Son kurulanlar ilk sökülenler olur. Bu süreçte fuar alanı kurulum sürecinde olduğundan daha karışık bir hal alır. Zira süre daha kısadır ve herkes biran önce işini bitirip alandan ayrılma stresindedir. Zamana yayılmış olarak alan giren tüm ekipler ve ürünler aynı anda alanı terk etmek üzere söküm sürecine girişirler. Yine, kısıtlı olan söküm süresinde, hatasız koordinasyon yapıcının sorumluluğundadır. Söküm aşamasının sonunda istenirse depolama servisleri de yapımcı tarafından verilebilir. Birden çok fuara veya düzenli olarak aynı fuara katılan katılımcılar stant yapı malzemelerini tekrar değerlendirerek fuar başına yüklendikleri maliyeti düşürmek isteyebilirler. Bu durumda söküm süreci malzemelere zarar verilmeden tamamlanmalı ve depolara sevk edilmelidir. Bir sonraki kullanıma kadar da doğru koşullarda depolanmalıdır.

Stant yapımcılarının standart yapımcı veya özel butik yapımcı oluşu seçim kararlarını ve hizmet sunan ile talebedenin işbirliklerini etkiler. Bu kararlarda örneğin: tarafların ne denli yenilikçilik istedikleri,maliyet tasarrufu düşünceleri, yeniden kullanımı ne kadar önemsedikleri,çevrecilikleri,algılanması istenen imaj ve fuara verilen önem vb. gibi hem mikro hem de makro faktörler rol oynar. Stant ve kurucu firmanın aynı zamanda standı talebedenin seçimleri stratejik kararlardır ve örtüşmeleri gerekir.Bunda tarafların kısaca ifade edilirse işletme felsefeleri büyük rol oynar.

SONUÇ

Stant yapımcılarının standart yapımcı veya özel butik yapımcı oluşu seçim kararlarını ve hizmet sunan ile talep edenin işbirliklerini etkiler. Bu kararlarda örneğin: tarafların ne denli yenilikçilik bir tasarım istedikleri, maliyet tasarrufu düşünceleri, yeniden kullanımı ne kadar önemsedikleri, çevrecilikleri, algılanması istenen imaj ve fuara verilen önem vb. gibi hem mikro hem de makro faktörler rol oynar. Stant ve kurucu firmanın aynı zamanda standı talep edenin seçimleri stratejik kararlardır ve örtüşmeleri gerekir. Bu konularda tarafların kısaca ifade edilirse işletme felsefeleri önemli rol oynar.

İ.H.D. İletişim Hizmetleri Filmcilik ve Reklamcılık Danışmanlık Ltd. Şti. Kurucu Ortağı, ismet.torun@ihdizayn.com

Share: